Na een overleg heb je vaak een halve pagina krabbels en het voornemen om “straks even” de notulen uit te werken. Logisch dat je daar AI voor wilt inzetten. Ik gebruik zelf Granola tijdens gesprekken, en ChatGPT, Claude of Gemini maken van een rommelig lijstje in no time iets wat er netjes uitziet. Maar netjes is niet hetzelfde als kloppend. In deze post: waar het misgaat en hoe je het wél goed doet.
Het grootste risico: een besluit dat niemand nam
Een taalmodel maakt het graag af. Ontbreekt er een eigenaar of een deadline, dan vult het die soms gewoon in. Een terloopse opmerking wordt zo een afspraak, en “iemand kijkt ernaar” krijgt opeens een naam en een datum. Stuur je dat rond, dan staat er zwart op wit iets wat nooit is gezegd.
Mijn vuistregel: wat niet in je aantekeningen staat, is geen besluit.
Wat er wél in goede notulen hoort
Notulen zijn geen woordelijk verslag. Ze laten zien wat is besproken, wat is besloten en wie wat wanneer doet. Concreet:
Datum, onderwerp en aanwezigen. Kort en zakelijk.
Per agendapunt het besluit en de actie. Plus in een zin wat er is besproken.
Een actielijst met eigenaar en termijn. Zet de punten waar die nog ontbreken bovenaan.
Een korte verzendmail. Met de vraag om correcties.
“Iemand kijkt naar de prijzen” is geen actie. “Mark vraagt voor 20 november prijzen op voor een huurbus” wel. Twijfel je, laat dan een open plek staan in plaats van een sluitende zin.
Een transcript is nog geen notulen
Ook met een transcript ben je er niet. Daar staat alles in, woord voor woord, en juist daardoor kan een model van een zijspoor een besluit maken. Denk daarnaast na over wat je plakt: geen gevoelige persoonsgegevens in een AI-tool die je organisatie niet heeft goedgekeurd. Vervang namen desnoods door rollen, zoals monteur of klant. Twijfel je, bijvoorbeeld bij een gesprek over personeel, vraag het dan eerst na binnen je eigen organisatie.
Zo pak je het aan, in vier stappen
Verzamel je bron. Je aantekeningen of transcript, plus de datum, de aanwezigen en de agendapunten.
Vraag het strak. Laat het model ordenen per agendapunt en zeg er expliciet bij dat het niets mag verzinnen. Wat onduidelijk is, blijft een open plek.
Lees woord voor woord na. Leg elk besluit en elke actie naast je eigen aantekeningen. Staat het er niet in, dan gaat het eruit.
Verstuur pas daarna. En vraag in de mail om correcties, zodat fouten snel boven tafel komen.
Het principe is hetzelfde als bij alles wat ik met AI doe: jij levert de bron, de AI werkt uit, jij controleert. De mens drukt op verzenden.
Is het het waard?
Wat mij betreft wel. Het scheelt tijd bij de opbouw en de formulering, en het nakijken blijft gewoon jouw werk. Zolang je onthoudt dat AI een schrijfhulp is en geen notulist die erbij was, heb je er echt iets aan.
Het volledige artikel lees je op AI Prompt Shop: Notuleren met AI: van aantekeningen naar notulen en actielijst. Daar vind je ook een uitgewerkte voorbeeldopdracht en een voorbeeld van een werkoverleg.
Hoe maak jij je notulen: zelf uittypen, of laat je AI al meeschrijven? Reageer gerust op deze mail, ik lees alles.
Meer AI zonder ruis? 🎧 Luister de AI-Tafel Podcast · 🪑 Schuif aan of volg een training · ✉️ Abonneer je op deze nieuwsbrief en stuur hem door naar wie dit ook moet lezen.
Ciao,
Chris